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Wie kann eine moderne Verwaltungssoftware den Arbeitsalltag von Feuerwehren erleichtern? Im Oberbergischen Kreis setzt man seit Jahren auf syBOS, um Daten zentral zu verwalten, Lehrgänge effizient zu organisieren und Verwaltungsaufwände drastisch zu reduzieren. Wir haben mit Mathias Schneider, stellvertretender Kreisbrandmeister und langjähriger Feuerwehrleiter, über seine Erfahrungen mit syBOS gesprochen und darüber, wie das System die Zusammenarbeit zwischen Feuerwehren und Verbänden revolutioniert hat.
Vor rund acht Jahren begann im Oberbergischen Kreis die Suche nach einer geeigneten Lösung für die Feuerwehrverwaltung. Bis dahin arbeiteten die Feuerwehren mit Excel-Tabellen und Papierlisten – eine zeitaufwändige und fehleranfällige Methode.
„Wir hatten überall unterschiedliche Systeme, jede Kommune verwaltete ihre Daten eigenständig, und es gab keine zentrale Schnittstelle, die Informationen teilte“, erzählt Mathias Schneider, stellvertretender Kreisbrandmeister im Kreisfeuerwehrverband Oberberg.
Während verschiedene Kommunen mit individuellen Lösungen experimentierten, entschied sich etwa die Hälfte der 13 Feuerwehren im Verband für syBOS. Das Potenzial war schnell erkennbar: Eine cloudbasierte, webfähige Lösung, die keine lokale Installation erfordert und eine einheitliche Verwaltung ermöglicht.
Der entscheidende Schritt kam, als der Kreisfeuerwehrverband eine zentrale Lösung für die Lehrgangsverwaltung suchte. Schneider übernahm die Aufgabe, eine geeignete Software auszuwählen – und schnell wurde klar, dass syBOS die beste Wahl war.
„Die Feuerwehren, die bereits mit syBOS arbeiteten, konnten bestehende Personaldaten nahtlos übertragen. Und selbst Feuerwehren, die das System erst später einführten, hatten direkten Zugriff auf die Lehrgangsverwaltung, ohne doppelte Datenpflege betreiben zu müssen“, erklärt Schneider.
Dieser Vorteil überzeugte schließlich fast alle Kommunen: Heute nutzt bis auf eine Kommune der gesamte Oberbergische Kreis syBOS – und auch dort ist die Einführung bereits in Planung.
Mit der flächendeckenden Nutzung von syBOS wurde der nächste Schritt in Richtung vernetztes Arbeiten eingeleitet. Feuerwehren können nun Daten untereinander teilen, wodurch z. B. Personaldaten von Gastmitgliedern ohne manuelle Neueingabe übernommen werden können.
„Durch eine zentrale Datenhaltung können wir wesentlich effizienter arbeiten. Lehrgangsanmeldungen sind in wenigen Klicks erledigt, Zertifikate werden automatisch dokumentiert, und unsere Datenbanken sind immer aktuell – ohne doppelte Einträge oder veraltete Informationen“, so Schneider.
Besonders zukunftsweisend ist die geplante Leitstellenanbindung, die derzeit implementiert wird. Damit soll syBOS noch tiefer in die operative Einsatzverwaltung integriert werden.
Die Wahl fiel nicht zufällig auf syBOS. Für den Oberbergischen Kreis waren insbesondere folgende Aspekte ausschlaggebend:
„Mit syBOS haben wir eine langfristige, zukunftssichere Lösung, die unseren Verwaltungsaufwand drastisch reduziert und uns ermöglicht, uns auf das Wesentliche zu konzentrieren: Den Einsatzdienst“, resümiert Schneider.
Ein zentraler Fehler, den einige Kommunen anfangs gemacht haben, war die unkoordinierte Einführung verschiedener Systeme. Da keine Unterstützung auf Kreisebene bestand, entwickelten sich unterschiedliche, nicht kompatible Lösungen.
„Wenn ich einen Tipp für andere Kreise oder Feuerwehren geben kann: Koordiniert euch frühzeitig! Eine einheitliche Strategie spart euch später viel Zeit, Geld und unnötigen Mehraufwand“, rät Schneider.
Der Oberbergische Kreis zeigt eindrucksvoll, wie eine zentrale, vernetzte Lösung die Feuerwehrverwaltung revolutionieren kann. syBOS hat nicht nur Arbeitsprozesse optimiert, sondern auch die Zusammenarbeit zwischen den Feuerwehren und dem Verband gestärkt.
Mit den geplanten Erweiterungen, wie der Leitstellenanbindung, bleibt der Kreis weiterhin auf Innovationskurs – und beweist, dass vernetztes Arbeiten in der Feuerwehr längst keine Zukunftsvision mehr ist, sondern gelebte Realität.
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